Secrétaire Administratif - Rédacteur de Marchés Publics au Sar de Douai H/F - Direction des services judiciaires - CA DOUAI

Les activités du service

1. Elaboration des procédures d'achat formalisées ou adaptées en fonction des besoins et des règles applicables aux marchés publics

2. Analyse des offres et le contrôle de la procédure de passation

3. Suivi de l'exécution des marchés

4. Optimisation de la fonction achat à travers les pistes de modernisation, de mutualisation et de recherche d'économie

5. Relations avec les juridictions, les institutionnels et les fournisseurs

6. Gestion et animation du service des marchés publics UO de DOUAI et BOP GRAND NORD

7. Gestion et suivi du parc automobile du ressort

Le service est composé d'un responsable de la gestion budgétaire chargé des marchés publics (RGBMP), de deux secrétaires administratifs

Composition et effectifs du service

Catégorie A : 1 RGBMP + 1 directeur

Catégorie B : 2 secrétaires administratifs

Catégorie C : 1 adjoint administratif

Votre hiérarchie

Le supérieur hiérarchique direct du secrétaire administratif affecté au service des marchés public est le responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics (RGBMP)

Vos interlocuteurs métiers

Le service des marchés publics

La direction et l'ensemble des services du SAR

Les services budgétaires des SAR de Rouen et Amiens

Les juridictions du ressort de la cour d'appel de Douai

Le secrétariat général (DIR SG GRAND NORD)

L'administration centrale (Bureau FIP4)

Les entreprises titulaires de marchés publics

MISSION GLOBALE : Le secrétaire administratif assure sous le contrôle du responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics la préparation, la rédaction, la publication et l'exécution des marchés publics pour le pouvoir adjudicateur (Premier Président et Procureur Général) et le représentant du pouvoir adjudicateur (Directeur délégué à l'administration régionale judiciaire) des UO du BOP GRAND NORD. Il assiste le RGBMP dans l'ensemble des tâches qui lui sont confiées.

Mission 1 : Préparation et conception des marchés publics :

- Suivre la procédure de passation,

- Procéder à la publication classique et électronique, le cas échéant,

- Participer à l'étude et l'analyse des offres,

- Rédiger le rapport de présentation le cas échéant,

- Notifier le marché,

- Communiquer les éléments des marchés,

- Rédaction de rapports, notes et courriers.

Mission 2 : Suivi et exécution des marchés publics

Sur le volet budgétaire:

- Préparation du dossier et collaboration avec le service budgétaire avant soumission au visa du contrôleur budgétaire en Région

- Élaboration de tableaux de bord

- Suivi de la dépense et des services faits

Sur le volet contractuel:

- S'assurer du respect des engagements contractuels et de leur qualité

- Appliquer les dispositions contractuelles

- Assister et conduire de réunion de suivi

- Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires, etc.);

- Rédiger les courriers d'application des pénalités contractuelles

-> Collaborer avec le responsable du service immobilier et les techniciens immobiliers du SAR pour l'élaboration et l'exécution des marchés

Mission 3 : Assistance des juridictions dans le suivi des marchés et contrats

- Elaborer des fiches synthétiques

- Recenser et analyser les besoins en prestations pour les arrondissements judiciaires

- Préparer et participer aux réunions de suivi des marchés publics avec les services utilisateurs et les entreprises

Mission 4 : Communication

- Traiter et diffuser les informations internes et externes;

- Communication interne (avec la hiérarchie et les juridictions) et externe (avec les institutionnels, les candidats et les fournisseurs) ;

- Participer aux réunions de service, aux commissions et aux groupes de travail

- Formation des fonctionnaires stagiaires (en cas d'absence du RGBMP) et SA stagiaires.

Mission 5 : Gestion globale du service, en cas d'absence des encadrants

- Rendre compte des actions et de l'actualité du service en l'absence du chef de service;

- Assurer la continuité du service.

CET EMPLOI EST OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRES

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience antérieure au sein d'un service marché serait appréciée mais n'est pas un prérequis

Offres de formation associées à votre prise de poste

Inscriptions à des formations spécifiques et professionnalisantes

Parcours de formation au sein d'un autre service des marchés publics

Perspectives d'évolution professionnelle

Accès aux différents grades du corps des secrétaires administratifs

Encadrement intermédiaire

Connaissances

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques de base
Outils de communication
Règles générales de la commande publique
Règles budgétaires et comptables

Savoir-être

Sens de l'organisation
Rigueur
Sens des relations humaines
Être autonome
Être réactif
Sens de l'anticipation
Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion

Savoir-faire

Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail
Conduite de réunion
Travailler en équipe
Savoir communiquer
Savoir rentre compte

• Logiciels bureautiques
• Conduite de réunion
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation