Assistant Administratif au Pôle Présidence - C.A. du Douaisis H/F - 59

La Direction Générale de DOUAISIS AGGLO joue un rôle central dans la coordination et la mise en oeuvre des projets structurants du territoire. En lien étroit avec la Présidence, elle pilote des stratégies ambitieuses pour répondre aux enjeux locaux et accompagner les 35 communes de l'agglomération.
Au sein de la Direction Générale, vous assurerez les missions suivantes sous l'autorité de l'Assistante du Président et du DGS.

Les missions sont les suivantes :

En l'absence de l'assistante du Président et de la DGS :
- Organiser les agendas du Président et de la DGS : gestion du temps, optimisation de la journée de travail, mutualisation des déplacements, rappel des échéances,
- Préparer les dossiers pour chaque rendez-vous : synthèse des éléments, identification précise du sujet,
- Gérer les appels entrants et sortants destinés au Président et au DGS : transmettre les messages téléphoniques et informatiques, prendre les informations nécessaires, alerter sur les urgences,
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs du Président et du DGS :
- Les élus
- Les partenaires extérieurs (chefs d'entreprises, Présidents d'association...)
- Diverses instances publiques (DDTM, DREAL, DRFIP...)
- Les Directeurs de pôle, DGA, Directeur
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Secrétariat / Comptabilité :
- Assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs,
- Elaboration des bons de commande sur CIRIL, l'envoi aux fournisseurs et le rattachement des factures,
- Archivage des dossiers.

Parapheur électronique :
- Dématérialisation journalière des courriers entrants et des factures
- Archivage

Réunions :
- Commande des denrées pour réunion,
- Réservation de salle,
- Commande des fournitures.

Assister la chargée de mission de la DGS dans la réalisation de ses activités :
- Gestion de son agenda,
- Gestion de son courrier,
- Aide à la transmission et au suivi d'informations auprès des différentes directions,
- Réalisation de tâches administratives.