Secrétaire Administratif - Rédacteur Achats Publics au Sar de Douai H/F - 59

1. Elaboration des procédures d'achat formalisées ou adaptées en fonction des besoins et des règles applicables aux marchés publics

2. Analyse des offres et le contrôle de la procédure de passation

3. Suivi de l'exécution des marchés

4. Optimisation de la fonction achat à travers les pistes de modernisation, de mutualisation et de recherche d'économie

5. Relations avec les juridictions, les institutionnels et les fournisseurs

6. Gestion et animation du service des marchés publics UO de DOUAI et BOP GRAND NORD

7. Gestion et suivi du parc automobile du ressort

Le service est composé d'un responsable de la gestion budgétaire chargé des marchés publics (RGBMP), de deux secrétaires administratifs, et d'un adjoint administratif.

Composition et effectifs du service

Catégorie A : 1 RGBMP + 1 chargé de mission

Catégorie B : 2 secrétaires administratifs

Catégorie C : 1 adjoint administratif

Votre supérieur hiérarchique direct est le responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics (RGBMP)
Vos interlocuteurs métiers
Le service des marchés publics
La direction et l'ensemble des services du SAIR
Les services budgétaires des SAR de Rouen et Amiens
Les juridictions du ressort de la cour d'appel de Douai
Le secrétariat général (DIR SG GRAND NORD)
L'administration centrale (Bureau FIP4)
Les entreprises titulaires de marchés publicsMISSION GLOBALE : Le secrétaire administratif assure sous le contrôle du responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics la préparation, la rédaction, la publication et l'exécution des marchés publics pour le pouvoir adjudicateur (Premier Président et Procureur Général) et le représentant du pouvoir adjudicateur (Directeur délégué à l'administration régionale judiciaire) des UO du BOP GRAND NORD. Il assiste le RGBMP dans l'ensemble des tâches qui lui sont confiées.

Mission 1 : Préparation et conception des marchés publics :

- Suivre la procédure de passation,

- Procéder à la publication classique et électronique, le cas échéant,

- Participer à l'étude et l'analyse des offres,

- Rédiger le rapport de présentation le cas échéant,

- Notifier le marché,

- Communiquer les éléments des marchés,

- Rédaction de rapports, notes et courriers.

Mission 2 : Suivi et exécution des marchés publics

Sur le volet budgétaire:

- Préparation du dossier et collaboration avec le service budgétaire avant soumission au visa du contrôleur budgétaire en Région

- Élaboration de tableaux de bord

- Suivi de la dépense et des services faits

Sur le volet contractuel:

- S'assurer du respect des engagements contractuels et de leur qualité

- Appliquer les dispositions contractuelles

- Assister et conduire de réunion de suivi

- Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires, etc.);

- Rédiger les courriers d'application des pénalités contractuelles

-> Collaborer avec le responsable du service immobilier et les techniciens immobiliers du SAR pour l'élaboration et l'exécution des marchés

Mission 3 : Assistance des juridictions dans le suivi des marchés et contrats

- Elaborer des fiches synthétiques

- Recenser et analyser les besoins en prestations pour les arrondissements judiciaires

- Préparer et participer aux réunions de suivi des marchés publics avec les services utilisateurs et les entreprises

Mission 4 : Communication

- Traiter et diffuser les informations internes et externes;

- Communication interne (avec la hiérarchie et les juridictions) et externe (avec les institutionnels, les candidats et les fournisseurs) ;

- Participer aux réunions de service, aux commissions et aux groupes de travail

- Formation des fonctionnaires stagiaires (en cas d'absence du RGBMP) et SA stagiaires.

Mission 5 : Gestion globale du service, en cas d'absence des encadrants

- Rendre compte des actions et de l'actualité du service en l'absence du chef de service;

- Assurer la continuité du service.