Agent d'Administration Générale et d'Accueil - Mairie de Halluin H/F - 59

AGENT(E) D'ADMINISTRATION GENERALE ET D'ACCUEIL

MISSIONS :
- Administration générale
- Accueil et diverses tâches administratives
- Etat-Civil (en appui)

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil
o Accueillir les administrés, écouter leur demande et les orienter correctement ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services le cas échéant ;
o Remise de documents divers ;
o Gérer l'agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d'un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;

- Administratif
o Affranchissement du courrier ;
o Ouverture et ventilation du courrier entrant ;
o Copie pour les différents services des courriers enregistrés ;
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de lordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d'actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Constitution des dossiers de licences pour les débits de boissons/restaurants ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;

- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d'actes ;
o Légalisation de signature ;
o Formulaire E401.