Responsable du Service Etat Civil - Mairie de Tourcoing H/F - 59

Au sein de la Direction de la Vie des Habitants et des Citoyens, , vous pilotez, organisez et coordonnez l'ensemble des missions du service État civil. Vous encadrez une équipe et veillez à la qualité du service rendu aux administrés, dans le respect de la législation en vigueur.

Piloter le service :

* Mettre en ½uvre les orientations définies par la Directrice en lien avec l'élue de référence ;
* Assurer la gestion administrative et budgétaire du service ;
* Produire les tableaux de bord pour le suivi de l'activité.

Encadrer l'équipe :

* Superviser le travail de l'équipe, garantir le respect du plan de charge, assurer le suivi quotidien de l'activité, contrôler le respect des procédures ;
* Gérer le suivi des absences, des congés ;
* Répartir et participer aux activités du service en favorisant la cohésion d'équipe et l'équité ;
* Accompagner les agents et la direction lors des changements organisationnels et dans l'appropriation de nouveaux outils ;
* Réaliser les entretiens professionnels ;
* Définir le plan de formation des agents du service.

Superviser les activités Etat-civil :

* Veiller à la légalité des actes d'état civil délivrés par la collectivité ;
* Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des registres d'Etat-civil ;
* Suivre les évolutions juridiques et les nouvelles réglementations ;
* Mettre régulièrement à jour les fiches procédures ;
* Apprécier l'authenticité des documents fournis ;
* Procéder aux auditions nécessaires en cas de suspicion de fraude (mariages, reconnaissance d'un enfant,...) ;
* Garantir le bon déroulement des cérémonies (mariages, jubilés, parrainages, PACS) ;
* Gérer les situations conflictuelles avec les administrés ;
* Assurer la liaison avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, Procureur de la République,...).