Responsable du Service Etat Civil - Mairie de Tourcoing H/F - 59

Au sein de la Direction de la Vie des Habitants et des Citoyens, sous l'autorité de la Directrice, vous pilotez, organisez et coordonnez l'ensemble des missions du service État civil. Vous encadrez une équipe et veillez à la qualité du service rendu aux administrés, dans le respect de la législation en vigueur.

MISSIONS :

Piloter le service :
* Mettre en ½uvre les orientations définies par la Directrice en lien avec l'élue de référence ;
* Assurer la gestion administrative et budgétaire du service ;
* Produire les tableaux de bord pour le suivi de l'activité.

Encadrer l'équipe :
* Superviser le travail de l'équipe, garantir le respect du plan de charge, assurer le suivi quotidien de l'activité, contrôler le respect des procédures ;
* Gérer le suivi des absences, des congés ;
* Répartir et participer aux activités du service en favorisant la cohésion d'équipe et l'équité ;
* Accompagner les agents et la direction lors des changements organisationnels et dans l'appropriation de nouveaux outils ;
* Réaliser les entretiens professionnels ;
* Définir le plan de formation des agents du service.

Superviser les activités Etat-civil :
* Veiller à la légalité des actes d'état civil délivrés par la collectivité ;
* Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des registres d'Etat-civil ;
* Suivre les évolutions juridiques et les nouvelles réglementations ;
* Mettre régulièrement à jour les fiches procédures ;
* Apprécier l'authenticité des documents fournis ;
* Procéder aux auditions nécessaires en cas de suspicion de fraude (mariages, reconnaissance d'un enfant,...) ;
* Garantir le bon déroulement des cérémonies (mariages, jubilés, parrainages, PACS) ;
* Gérer les situations conflictuelles avec les administrés ;
* Assurer la liaison avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, Procureur de la République,...).