Gestionnaire Administratif H/F - 59

Sous l'autorité hiérarchique du/de la responsable du département pilotage de la gestion administrative au sein du service fonctions support, le/la gestionnaire assure la gestion administrative des contrats de commande avec cession de droits et la gestion des droits d'emprunts

Gestion individualisée et suivi des dossiers des auteurs
o Demander, réceptionner et contrôler les pièces dans le respect de la réglementation et des procédures établies
o Editer et envoyer les contrats de commande avec cession de droits d'auteur
o Suivre les dossiers et relancer les auteurs en cas de dossier incomplet
o Saisir les contrats dans le système d'information
o Tenir à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi des contrats
o Rédiger les documents administratifs inhérents à l'activité en utilisant les documents types
o Assurer la numérisation et l'archivage des documents contractuels
o Répondre aux questions des auteurs sur le domaine administratif
o Assurer le traitement des réclamations de premier niveau des auteurs
o Relayer aux directions métiers les réclamations nécessitant une expertise technique et/ou réglementaire
Gestion des droits d'emprunt
o Assurer la gestion des demandes d'utilisation et/ou de réutilisation des droits de reproduction en lien avec les titulaires de l'oeuvre
o Analyser les demandes de droits conformément aux procédures internes et, le cas échéant, en lien avec le chef du service fonction support et la direction juridique
o Assurer le suivi des relances auprès des titulaires des droits d'auteur
o Rédiger et transmettre les références des sources des emprunts selon la réglementation applicable
o Compléter tout au long de l'année les éléments de déclaration des emprunts sur l'outil dédié à la déclaration annuelle des emprunts relevant du Centre Français d'exploitation du droit de copie (CFC);
o Intégrer les volumes de diffusion transmis par la direction juridique relatifs à la déclaration annuelle des emprunts dans l'outil dédié du CFC ;
o Répondre aux questions de premier niveau des responsables de formation sur les droits d'emprunt
o Relayer à la direction juridique les questions de second niveau et les réclamations liées aux emprunts
o Tenir à jour les différents tableaux de suivi
Gestion préparatoire de la mise en paiement
o Saisie des engagements juridiques sous le SI budgétaire et comptable correspondants aux contrats d'auteurs, aux droits d'emprunts et à toute dépense se rapportant aux formations, en conformité avec les procédures
o Saisie des services faits sous le SI budgétaire et comptable correspondants aux validations technico pédagogiques et aux attestations de services faits se rapportant aux formations, en conformité avec les procédures correspondantes,
o Transmission pour validation des engagements juridiques et certification des services faits supra à la Direction financière,
o Transmission aux auteurs des notes d'auteurs pré renseignées.