Assistante de Direction du Directeur des Services Techniques et de l'Urbanisme H/F - 59

Au sein de la Direction des Services Techniques et de l'Urbanisme, vous assurez la gestion administrative de la Direction et l'organisation de la vie professionnelle du Directeur des Services Techniques et Urbanisme.

1/ Gestion administrative

* Gestion administrative de la Direction : établissement de courriers ; comptes-rendus ; documents divers ; messages électroniques ; relecture, vérification et correction de documents (orthographe, grammaire, syntaxe) ; mise en signature ; envoi ; classement
* Gestion des courriers « arrivée » et « départ » (dispatch ; mise à jour de la base de données ; archivage)
* Classement informatique et archivage
* Aide administrative occasionnelle au Service Finances de la DSTU

2/ Organisation de la vie professionnelle du Directeur des Services Techniques et Urbanisme

* Gestion de l'agenda du DSTU
* Rappel des échéances à respecter
* Gestion de l'accueil téléphonique
* Etre la référente des courriers du DSTU
* Etablir le relais entre le DSTU et les élus, les responsables de pôles, les agents
* Etablir une relation de confiance avec le Directeur des Services Techniques et Urbanisme

3/ Gestion ressources humaines de la DSTU

* Gestion des congés de la direction (recueil des informations et mise à jour tableau de bord)
* Gestion des différentes séquences d'entretien annuel, promotions internes, avancement de grade, en lien avec le Directeur et les responsables de pôle
* Gestion du tableau des effectifs de la DSTU (tableau de bord)
* Gestion du tableau des formations (recueil des informations ; mise à jour ; suivi (en lien avec la D.R.H.)

4/ Gestion des réunions, Conseils d'Administration, Commissions, Conseils Municipaux

* Gestion des réunions transversales (planification, organisation, participation aux réunions DSTU - Chefs de Pôle, prise de note, compte-rendu et suivi des informations)
* Préparation des conseils d'administration, collecte des projets, relance des intervenants, éditions des documents de présentations, lecture finale et correction des projets, insertion dans le logiciel Webdelib.
* Participation aux commissions (convocations, préparation de la réunion, prise de notes, comptes-rendus)

5/ Commission d'accessibilité

* Collecte des informations auprès des intervenants
* Organisation et tenue de la réunion annuelle avec les membres de la commission, compte-rendu

6/ Documentation et informations diverses

* Diffusion des informations parues dans diverses revues
* Suivi du tableau de diffusion
* Classement des revues
* Relais pour diffuser les informations intéressants l'ensemble de la DSTU